Endlich verständlich: Unterschied zwischen POP3 und IMAP-Mailpostfächern
Kunden ist oft nicht klar, was genau ein POP3-Postfach von einem IMAP-Postfach unterscheidet. In diesem Artikel möchten wir etwas Licht ins Dunkle bringen und möglichst verständlich die Vor- und Nachteile beider Varianten erläutern.
Was ist ein POP3-Mailpostfach?
POP3 ist eine Abkürzung für Post Office Protocol und schon deutlich älter als IMAP (später hierzu mehr). POP3 sorgt dafür, dass E-Mails vom Server heruntergeladen und anschließend gelöscht werden. Das kann man in etwa mit einem klassischen Briefkasten vergleichen. Holt man seine Briefe heraus, ist im Anschluss der Briefkasten wieder leer.
Vorteile von POP3-Postfächern
Für den Kunden hat POP3 den Vorteil, dass die Postfächer meist „für lau“ zu haben sind. Denn: POP3-Postfächer sind sehr genügsam. Der Anbieter braucht kaum Speicherplatz vorzusehen für Berge von Mails. Warum auch? Schließlich werden die Mails irgendwann abgerufen und der Speicherplatz wird wieder frei.
Nachteile von POP3-Mailpostfächern
POP3 entstammt noch einer Zeit, in der Mails mit einem Rechner – ob zu Hause oder auf der Arbeit – abgerufen wurden. Viele Menschen greifen heutzutage allerdings mit zahlreichen Geräten (Arbeitsplatz-Rechner, Tablet, Rechner zu Hause, Smartphone,…) auf ihre Mails zurück. Entsprechend offenbaren sich die Schwächen der POP3-Technologie beim Versuch Posteingang und Postausgang auf verschiedenen Geräten in Einklang zu bringen.
Hat der Rechner im Büro die Mails bereits abgerufen und vom Server gelöscht, wird das Tablet mitteilen, es gebe keine neuen Mails. Ein klassischer „Workaround“ wäre zum Beispiel dem Rechner im Büro mitzuteilen, er soll die Mails zwar abrufen, aber er sollte diese bitte auf dem Server belassen. Dann wiederum werden Mails auf allen Geräten als neu betrachtet und entsprechend abgerufen.
Ebenfalls lästig: Markiert man eine Mail als gelesen, passiert dies nur auf dem jeweils einen Gerät. Alle anderen Geräte kriegen davon schlichtweg nichts mit.
Und: Greift man gerne auf seine „gesendeten Mails“ zurück, wird man ebenfalls feststellen, dass nur die Mails gespeichert werden, die auf dem entsprechenden Gerät verschickt worden sind. Das gleiche gilt im Übrigen auch für die Entwürfe. Mal eben eine Mail im Büro anfangen, in den Entwürfen speichern und auf dem Weg nach Hause in der Bahn via Smartphone beenden und verschicken…geht halt nicht.
Und Backups? Da die Mails den Server oftmals innerhalb weniger Minuten verlassen, sind zuverlässige Mail-Backups kaum möglich und kaum sinnvoll. Backups finden auf Server-Ebene meist in regelmäßigen Intervallen zum Beispiel dreimal täglich statt. Was dazwischen mal rein- und mal rausgeschickt wurde, kann dabei nicht berücksichtigt werden. Stattdessen ist der Kunde aber in der Pflicht. Denn wenn er seine Mails löscht oder verliert, wird es kaum ein vernünftiges Backup geben können um ihm „aus der Patsche zu helfen“.
IMAP to the Rescue - Was ist ein IMAP Postfach?
Im Falle des moderneren IMAP-Protokolls (Internet Message Access Protocol) bleiben alle Mails integral auf dem Mailserver des Mailanbieters gespeichert. Mit einem IMAP-Postfach verbundene Geräte laden die Mails nicht herunter, sondern stehen in direkter Verbindung mit dem Mailserver und zeigen die Mails im Prinzip nur an.
Vorteile eines IMAP-Mailpostfaches
Die Vorteile sind vielfältig: Verschickt man zum Beispiel vom Büro aus eine Mail, kann man diese in seinem Ordner der „gesendeten Nachrichten“ auch unterwegs noch einmal aufrufen. Und markiert man eine Mail von unterwegs als gelesen, wird diese auch auf dem heimischen Rechner als gelesen markiert. Wie von Geisterhand. Alle Geräte sind so gesehen verknüpft. Dreh- und Angelpunkt ist der zentrale Mailserver, der alle Informationen bereithält und die Zügel fest in der Hand hält.
Der Mail-Anbieter kann – da die Mails ja auf dem Server verbleiben – vernünftige und brauchbare Backups im Hintergrund anfertigen und bei Bedarf entsprechend zurückspielen.
Geht das Smartphone verloren, kann man nach Einrichtung eines neuen Gerätes umgehend wieder den Mailbetrieb aufnehmen: Alle Mails werden nach Einrichtung des Postfachs wieder erscheinen. Ebenfalls wie von Geisterhand.
Nutzt man in seinem Mailprogramm entsprechende Ordner und Verzeichnisse, werden diese ebenfalls auf dem Server abgelegt und mit gesichert. Gerade wer regelmäßig seinen Rechner neu installiert, wird sich freuen, wenn nach Einrichtung des Mailpostfaches nicht nur alle Mails sondern ebenfalls alle angelegten Ordner und Verzeichnisse wieder auf dem Bildschirm erscheinen.
Nachteile von IMAP-Postfächern
Auf Seiten der Nutzer hat IMAP keinerlei direkte Nachteile. Allerdings kann es seine Vorteile auch erst beim Einsatz verschiedener Geräte richtig ausspielen. IMAP-Postfächer sind für Mailanbieter allerdings deutlich „kostbarer“ und „intensiver“. Die Mails bleiben auf dem Server, „schlucken“ entsprechend mehr Speicherplatz und müssen jederzeit durch die Geräte abgerufen werden können. Nicht zu unterschätzen ist zudem der benötigte Speicherplatz auf Anbieterseite für die Backups der Mails. Während im Falle von POP3-Postfächern die Backups eher durch den Kunden angefertigt werden, ist ein sauberes Sichern im Falle der IMAP-Postfächer Anbietersache. Entsprechend werden IMAP-Postfächer nur selten verschenkt und haben Ihren Preis.
Das ist mal eine wirklich gute Erklärung von IMAP und POP3 Postfächern, das bringt mich wirklich weiter!
Danke, das hat mir wirklich weitergeholfen!
Das ist mal eine gute Erklärung… bisher hatte ich mir da immer nur vage Vorstellungen von POP und IMAP gemacht…
eine gute Erklärung
Nachteile hat IMAP aber doch, alles liegt in der Cloud und wer sich da alles „bedient“ ist letztendlich nicht einsehbar. Weiter finde ich, dass die Speicherbeschränkung der Provider ein Problem ist. Wenn man natürlich nur „Hallo wie gehts“-Mails schreibt, kommt man sicher nicht an die Speichergrenze, wenn aber mit vielen Anhängen arbeitet, ist man schnell an der Grenze. In Outlook kann ich jedenfalls (zwar lokal, ja) auf mehrere GB Archive zu greifen, wie das per IMAP gelöst wird weiß ich nicht, ja, für Geld geht es sicher auch.
Sehr gute Erklärung, die für jeden verständlich ist. Vielen Dank!
Leider vergesse ich das alles immer mal wieder, aber diese Erklärung ist sehr hilfreich und trotzdem kurz.
Das gefällt mir und es ist gut erklärt.
Ich nutze beide Protokolle, für den jederzeitigen Zugriff das Protokoll IMAP auf : Smartfon und Tablett. Für den wöchentlichen Zugriff auf dem Laptop werden die Nachrichten über Outlook mit POP3 abgeholt und danach auf dem Server gelöscht. Die Datensicherung erfolgt dann auf dem Laptop über die Archivierung per Outlook.
Die Erlärungen sind gut aber bei mir funktionieren sie überhaut nicht. Ich werde wieder auf POP3 umsteigen.Ich habe 3 E-Mail Konten mit IMAP
und immer wenn ich in Outlook eine Mail lösche dann ist sie auch nicht mehr auf dem Server oder auf meinem Tablet. Also wofür brauche ich dann noch ein IMAP Konto. Alle E-Mail Konten sind kostenfrei und laufen über Outlook 2007.
Hier scheint es eine Fehlinformation zu geben: Jeder mir bekannte Client (Mail, Thunderbird, Outlook) bietet die Möglichkeit an, Mails auf dem Server zu belassen oder zu löschen. Wenn Nachrichten auf dem Server bleiben, kann ich sie mit jedem anderen Rechner oder Smartphone abrufen. Ich kann sie vom Computer löschen (Achtung: Bei machen Programmen gibt es Option Mails vom Server zu löschen wenn man sie vom Rechner löscht – dann funktioniert das natürlich nicht), und dennoch auf einem anderen Rechner oder Smartphone beibehalten.
Bei IMAP (wo alles gespeichert ist) würde ich schnell an Grenzen stoßen, da ich viele Mails über mindestens ein Jahr behalten muss, und einmal gelöscht sind sie auf keinem Gerät mehr verfügbar. So kann ich z.B., Mails vom meinem Smartphone löschen, habe sie aber noch auf dem Rechner. Daher ist IMAP für mich keine Alternative.
Da lässt sich aber ebenfalls drüber streiten. Die Option „Mails auf Server belassen“ ist kein adäquater IMAP-Ersatz sondern bestenfalls ein Workaround um die Schwächen eines POP-Postfaches zu reduzieren. Da werden die gleichen Mails halt nochmal von einem anderen Rechner integral runtergeladen (nach dem Motto „oh fein, neue Mails auf dem Server. Die kenne ich gar nicht, direkt mal runterladen“). Heißt: Ruft man mit einem anderen Rechner dann die Mails ab, werden diese erneut als „neue“ Mails bewertet – und entsprechend als „ungelesen“ markiert. Besonders ärgerlich ist dieses Verhalten dann, wenn mehrere Personen auf ein und denselben Account zugreifen. Beispiel: Ein Handwerker erhält neue Mails über sein Handy auf der Baustelle. Sein Mitarbeiter im Büro ja ebenso (Motto erneut „oh, neue Mails, direkt mal antworten!“). Dadurch, dass der Abgleich gänzlich fehlt, weiß der eine nicht vom anderen, dass bereits geantwortet wurde (oder eben nicht geantwortet wurde).
Außerdem suggeriert das, die Mails würden abgeglichen (frei nach dem Motto „ich sehe sie ja auf verschiedenen Rechnern“). Werden sie aber natürlich nicht und spätestens bei den gesendeten Mails sieht man dann, dass diese immer nur lokal auf diesem einen Rechner gespeichert werden. Damit sind dann alle auf diesem einen Gerät gesendeten Mails weg, wenn dieser Rechner mal den Geist aufgibt. In einzelnen Fällen mag da POP3 noch funktionieren – wie in deinem Falle – in den meisten an deren Fällen würde ich davon aber abraten.
Aber ja, wie gesagt, in Einzelfällen kann das ja auch sinnvoll sein. Hauptsache jeder kommt ans Ziel :)
Der angebliche Nachteil von POP3 ist längst keiner mehr – ich synchronisiere z. Bsp meine Emails zwischen 5 verschieden Geräten völlig problemlos und automatisch und in Echtzeit ohne Zwischencloud übers Internet.
Meine Daten liegen damit bei mir und nur bei mir – und nicht in einem „Raum“ über den ich keine Verfügungsgewalt habe wer da Einsicht hat.
Insofern ist das Bsp. mit dem Handwerker übrigens völliger Qutsch und total veraltet.
1.
Ein Abgleich der verschieden Mail-Clienten und deren lokaler Profile ist auch bei POP3 längst kein Hexenwerk mehr. Ja das gilt auch für die Gesendete Mails. Auch diese können automatisch mit allen lokalen Profilen der unterschiedlichen Rechner synchronisiert werden so das überall auf allen Rechner der gleiche Datenbestand bei Mails herrscht.
2.
Regelmäßiges Backup aller seiner Systeme und/oder Mail-Clienten sollte heut zu Tage wohl Standard sein – also ist auch hier das Argument des drohenden Verlust von Daten bei POP3 keines mehr.
Hallo Matthias, danke für deinen Kommentar. Ich kenne deine technischen Skills nicht, ich weiss von sehr vielen Kunden allerdings, dass „ein Synchronisieren verschiedener lokaler Profile“ schon mindestens drei Fremdwörter beinhaltet und alles andere als „kein Hexenwerk“ ist. Ja, für alles gibt es mittlerweile – das technische Know-How vorausgesetzt – Lösungen. Wer vielleicht in der Lage ist einen eigenen Server aufzusetzen, betreibt auch einen eigenen Raspberry Pi in den eigenen vier Wänden mit allem Brimborium. Klar braucht man dann auch nirgendwo einen Server anzumieten. Die breite Masse hat meines Wissens – und das ist ist Recht bei Emails so – gar nicht den Kenntnissstand um in hier dem Fall ein Pop3 Konto zum IMAP „aufzupimpen“. Unabhängig davon, dass das in gemischten Konstellationen mit Mac-, Windows-, Android- und iOS-Clients imho schnell sehr wohl zum Hexenwerk werden kann. Vielleicht kannst du aber mal dein genaues Setup näher beleuchten,dann kann man da sicher aber klarere Schlüsse ziehen. Bis dahin bleib ich überzeugt, dass ein „Ottonormalo“ froh ist, den Komfort eines IMAP zu genießen ohne ein Pop3 entsprechend inklusive Abgleich sämtlicher lokaler Ordner zu bewerkstelligen. An der zugrunde liegenden Technik wie die Mails schlussendlich von einem x-beliebigen Mailserver abgerufen werden, ändert es eh nichts: Pop bleibt Pop und IMAP bleibt halt IMAP :) Viele Grüsse
Hallo Gino
zum synchronisieren von meinen lokalen Outlook-Einrichtungen mit POP3 ist weder technisches Sonder-Hardware noch ein eigener Server notwendig – nur eine Software die übers Internet die Synchronisierung von Outlook an allen Rechner automatisch im Hintergrund in Echtzeit vornimmt.
In meinem Falle benutze ich https://www.simplesyn.net/de-DE – und solange ich einen Bogen um Clouds machen kann tue ich das – ich vertraue da keinem Anbieter.
Hallo Matthias und Hallo an Alle,
das war m.E. mal eine (r)echt konstruktive Unterhaltung zum Thema Email-Sync via POP oder IMAP.
Wir, kleine Handwerksfirma, mit einigen Endgeräten mit MS Outlook (PC Büro, Laptop unterwegs, Laptop Homeoffice, Tablets, Smartphones…) und immer das Problem, auf welchem Gerät ist die Mail im Eingang gespeichert, von welchem Gerät aus wurde geantwortet, in welchem lokalen Ordner gespeichert……und…nach Rechner-Erneuerung geht der Zirkus wieder von vorn los.
Oftmals benötigen wir z.B. auf Baustellen fernab vom Internet und Wlan digitale Baupläne, die als Dateianhang einer Email auf irgendeinem Gerät liegen.
Natürlich bin auch ich bestrebt, Herr meiner Daten zu bleiben und versuche lieber mit eigenen Datenspeichern notfalls auf meine Backups zurückzugreifen und bevorzuge dann doch weiter das „alternde“ POP3.
Vielen Dank an den Hinweis auf „Simplesyn“, werden es gleich mal ausgiebig testen. Hatte bisher keinen besseren Input auf Tools dieser Art.
Aus diesem Grund konnte ich mir einen Kommentar hier nicht verkneifen.
Grüße Marko
Du gut erklaren sogar ich verstanden.
Hallo Gino,
erst mal vielen lieben Dank für Deinen Artikel. Da ist alles super erklärt.!
Zu Deiner Aussage der Vor- und Nachteile von den beiden Systemen, kann ich Dir leider nicht beipflichten. Da überzeugt mich eher die Antwort von Matthias. Ich muss bei uns zu Hause diverse Mailkonten verwalten und mit dem IMAP habe ich nur Probleme. Beispiel: ich habe – außer eigenen Mailaccounts – ein gemeinsamen Konto mit meiner Frau. Dieses wird über IMAP synchronisiert und jedes mal, wenn einer von uns auf seinem Handy die Mail gelesen hat, wird es entweder gar nicht auf das andere gerät gezogen oder erscheint dort als „gelesen“ was aber Unsinn ist, weil das was meine Frau gelesen hat, habe ich noch lange nicht gelesen. Da bevorzuge ich tatsächlich POP3 und werde alles jetzt umstellen müssen.
Danke und schöne Grüße
Mateo09
Die Aussage, dass IMAP-Postfächer eigentlich keine direkten Nachteile haben, ist nicht richtig. Zum einen bleiben die Mails beim Provider, was sozusagen als Cloud zu sehen ist. Sollte sich jemand Zugang zu den E-Mail-Zugangsdaten beschaffen, kann dieser auch ältere Mails einsehen, da sie ja beim Mailprovider verbleiben. Zudem habe ich bei POP3-Mails keine Limitierung. Ich habe bspw. über 20 Jahre E-Mails lokal liegen, die Kaufprozesse, Lizenzen etc. enthalten. Auf dem Smartphone hole ich mir für unterwegs nur eine aktuelle Kopie des Posteingangs. Wenn ich dann zu Hause bin, werden die Mails auf den lokalen Rechner verschoben und verbleiben hier in meinem Archiv. Desweiteren ist bei IMAP auch der Nachteil, dass wenn bspw. eine Mail auf dem Smartphone gelöscht wurde, auf dem PC nicht mehr verfügbar ist. Dessen sollte man sich bewußt sein.
Es gibt aber ein Problem. Die Funktion Kategorien (farbige Markierungen) sind in Outlook nicht mehr möglich. Mit POP geht das und ist für „Einzelkämpfer“ ohne Exchange-Server eine wichtige Funktion. Da muss man schon wieder basteln….
Vielen Dank für die vielen hilfreichen Informationen. Ich habe Outlook 2019 neu installiert und beim Einrichten des Gmx-Kontos blöderweise nicht die manuelle Einrichtung ausgewählt. So habe ich nun die Email-Synchro via IMAP drauf, was mich extrem nervt. Ich will meine Emails in Outlook verwalten und meine GMX-App weiterhin so schön aufgeräumt lassen, wie bisher. Ich benötige dort keinen zusätzlichen Zugriff auf meine Emails. Außerdem geht es mir wie einigen anderen Usern hier auch – ich möchte den alleinigen dauerhaften Zugriff auf meine Emails haben und sie nicht noch irgendwo bei einem Provider wissen. Wie kann ich die IMAP-Synchro aber im Nachhinein wieder deaktivieren, also Emails nur noch über POP3 abrufen bzw. versenden?
Ist das möglich oder muss ich die Verknüpfung mit Gmx komplett löschen und die Konten neu (und dann manuell) hinzufügen?
Schon mal Danke vorab!
Claudia, Die E-Mails gehen immer erst zum Provider. Wenn du kein eigenen E-Mail Server machst, was jetzt schon ziemlich technisch wird. Steht der mail-Server beim Provider. Egal ob IMAP oder POP. An dem Namen hinter dem „@“ weißt du, wer dein Provider ist und wer deine E-Mails weiterleitet und möglicherweise für dich sichert oder für sich, ohne das du es weißt. Dafür müsste man sich die AGBs des Providers durchlesen.
Mfg Chris
Endlich hab ichs kapiert +++++, da gut erklärt!
Ich finde IMAP nicht wirklich besser als POP. Wie oben schon erwähnt, liegen alle Mails, für jeden der Zugriff auf den Server hat, zur Verfügung. Die Sicherheit ist eben nicht wirklich vorhanden, zumal der Staat sich auch das Recht zur Einsicht erzwungen hat.
Viel schlimmer finde ich, das e-mails verschwinden, sobald Serverseitig der Datenbankserver abkackt und dann das letzte Update zurückgespielt wird, was allerdings nur alle 24h passiert. Für meine Praxis war dies fatal, da plötzlich Terminbuchungen fehlten. Der nun freie Slot für Termine wurde erneut gebucht – also Dop0pelbuchungen und ich wusste nicht, wer vorher gebucht hatte. Wären die Mails per POP abgerufen gewesen, hätte ich sofort sehen können, das auf einen Slot(Termin) 2 Buchungen liegen…. Seit ich wieder auf POP umgestellt habe, habe ich mehr Übersicht, Sicherheit, habe immer genügend Speicherplatz und sehe Unstimmigkeiten besser/schneller….
Den Unterschied hab ich kapiert und denke, dass wg. der Speicherplatzbegrenzung beim Provider nur POP3 für mich in Frage kommt. An eine Installation hab ich ich noch nicht herangetraut, um mir meine bestehenden Mails nicht ins Nirvana zu schießen. Deshalb meine naive Frage: Kann man sich nicht mit POP3 und Outlook o.ä. einfach einen USB Stick als grundsätzlichen Emailspeicher (NICHT Backup-Speicher) einrichten und diesen so auf verschiedenen Rechnern nutzen?
Ha, was für ein Spaß, so gute Texte zu lesen! Danke! Endlich habe ich die POP3-Sache verstanden, denn ich habe POP3 und werde jetzt die Mailflut auf dem Server löschen bzw. dort bei Ionos mal fragen, wieso das nicht wie eingestellt von alleine passiert. Klasse!
Zu IMAP. Wenn ich IMAP nutze, sehe ich doch die Emails mit Anhang auf meinen Geräten. Wenn ich www ausschalte – also keine Verbindung mit dem Server existiert – kann ich trotzdem Text und Anhang auf dem jeweiligen Gerät ansehen und Inhalte speichern. Ergo, die Mails liegen auch auf dem jeweiligen Gerät.
Hallo Jochen, IMAP lädt dennoch eine Kopie runter. Dadurch sind die Mails auch offline verfügbar. Das hat also in dem Sinne nichts mit der Synchronisierung zu tun. Unterschied ist, dass im Falle eines IMAP-Postfaches die Mail dennoch inklusive der Anhänge auf dem Server gesichert bleibt.
@Gino. Danke. D.h. ich habe bei iMac, MBP, iPad quasi drei lokale Kopien und eine auf dem Server? Ich frage deswegen, da in meinen Mailprogramm vor kurzem alle Emails vom 01.01.2022 bis 20.09.2022 verschwunden waren. Gelöscht habe ich sie nicht, d.h. sie waren nicht im jeweiligen Papierkorb. Auch auf dem Server des Provider waren sie nicht mehr. Seltsam
Wenn Mails verschwinden, hat im Prinzip jemand sie auch gelöscht. Es sei denn sie sind wirklich auf Seiten des Servers „abhanden gekommen“ oder gelöscht worden. Dann wird wie bei IMAP üblich der jeweilige Bestand auf den Rechnern angeglichen. Entsprechend werden gelöschte Mails auch bei allen anderen Rechnern verschwinden. Meine Anmerkung bezüglich „Kopie“ bezieht sich mehr auf die Tatsache, dass die Mails auch offline abrufbar sind. Aber sobald der Account wieder online ist, wird schon der Bestand wieder angeglichen.
Das Prinzip des Löschens, falls ich es gemacht hätte, ist folgendes. Ich hätte die Mails im Postfach Gesendet von 01.01.2022 bis 20.09.2022 (das sind schon eine Menge) manuell auswählen müssen und löschen müssen. Dann wären die aber im Papierkorb gewesen. Auf allen drei Geräten iMac, MBP, IPad war aber nichts im Papierkorb.als ich am 01.10.2022 feststellte das die Mails fehlten. Es wurde mittlerweile die fehlenden Mails von meinen TimeMachine Backup zurückgeholt. Allerdings ohne der Anhänge.
Im Papierkorb verweilen die Mails mitunter nicht ewig. Bei uns werden sie zum Beispiel nach einer gewissen Zeit gelöscht. Im Prinzip verhält es sich wie ein Papierkorb zu Hause. Man kann sicher noch ein paar Wochen wichtige Papiere wieder raus fischen aber irgendwann wird auch der geleert.
Ich dachte es gibt bei euch oder in den Mailprogramme – ich kenne nur Apple Mail – genaue Angaben wann Mails gelöscht werden.
Vielen Dank für die sehr gute Erklärung.
imap hat einen entscheidenden Nachteil, im Outlook kann ich bei einem Imap Konto keine Kategorien verweneen
Gibt es außer Outlook noch ein anderes E-Mail Programm, dass die E-Mails im Posteingang über POP3 abruft und auf dem Server löscht, aber die gesendeten E-Mails sowohl auf dem Rechner als auch im E-Mail Postfach synchronisiert?